Tietosuojaseloste / jäsenrekisteri 25.9.2019

TIETOSUOJASELOSTE / Jäsenrekisteri

Laatimispäivä 07.01.2019 / Muutettu 25.09.2019

1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

                           Rekisterinpitäjä                          Parkinsonliitto ry
                          Osoite                                          Suvilinnantie 2, 20900 TURKU
                          Puhelin                                         022740400
                          Sähköposti                                  parkinsonliitto@parkinson.fi
                          Y-tunnus                                      0767468-1

                           Yhteyshenkilö                             Aino Vainio
                           Puhelin                                         0505601317
                           sähköposti                                   aino.vainio@parkinson.fi

                           Yhteyshenkilö                             Leena Kataja (vuorotteluvapaalla                                                                                      30.8.2019 – 26.2.2020)
                           Puhelin
                           Sähköposti

                           Rekisterinkäyttäjä                      Keski-Suomen Parkinson-yhdistys ry
                           Osoite                                        Matarankatu 6
                                                                              2 kerros huone B244a
                                                                              40100 JYVÄSKYLÄ
                           Y-tunnus                                     1809194-0 

                           Jäsenrekisterinhoitaja               Lauri Pietilä
                           Puhelin                                      0443515305
                           Sähköposti                                lauri.pietila@elisanet.fi

2 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yhdistyksien jäsenien ja yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.

3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen. Sekä jäsenviestintää, jäsenlaskutusta, tilastointia, tieteellistä tutkimusta ja toiminnan suunnittelua.

Myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä, mikäli hänellä on ollut luottamustehtävä, ainoastaan nimi ja luottamustoimi tieto säilytetään.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Rekisteröidyn jäsentietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään jäsenyhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat:

Rekisteröidyn perustiedot:
etu- ja sukunimi, syntymäpäivä, ja -aika, sukupuoli, liittymis- ja päättymispäivä, status (aktiivisuus), jäsennumero, postituskieli, osoite, maa, kunta, maakunta.

Rekisteröidyn yhteystiedot:
puhelin- ja matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite, postitustieto

Rekisteröidyn lisätiedot:
liittymistapa, diagnoosi, diagnoosivuosi, sairaanhoitopiiri, huomautukset

Rekisteröidyn jäsenyydet:
jäsenyhdistys, jäsenlaji, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä

Rekisteröidyn tehtävät:
luottamus- ja vapaaehtoistoimet

Rekisteröidyn ansiomerkit:
merkki, myöntämispäivä

Rekisteröidyn laskut
jäsenmaksutiedot

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Osoitepäivitykset ja kuolintieto Postin palvelun kautta.

6 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu liiton jäsenrekisteri järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat on salattu.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Liiton yhteistyökumppaneille jäsenyhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Hermolla-lehden osoiteaineisto lähetetään Parkinsonliiton toimesta kirjapainoon sähköisesti. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa.

Osoiteaineisto sisältää:
Jäsennumeron, nimen, osoitteen ja lehden kappalemäärän.

Joulukortti/arpa osoitteisto lähetetään Parkinsonliiton toimesta postituksesta vastaavalle henkilölle sähköisesti, joulukortit/arvat lähetetään kerran vuodessa.

Osoiteaineisto sisältää:
jäsennumeron, nimen, osoitteen.

Jäsenyhdistysten tiedotteet, Parkinsonliiton toimesta postituksesta vastaavalle henkilölle sähköisesti

Osoiteaineisto sisältää:
Jäsennumeron, nimen, osoitteen

Luovuttamistapa:
Excel-tiedostona sähköpostilla turvapostia käyttäen.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle.

Topamiini-lehden postitus hoidetaan Keski-Suomen Parkinson-yhdistyksen hallituksen toimesta. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa.

Osoiteaineisto sisältää:
nimen ja osoitteen

Luovuttamistapa:
Tarratulosteena
Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle

8 Henkilötietojen siirrot Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Liitto voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan Union tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

- Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
- Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai

- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään kuluvan vuoden jäsenyyden päättymisestä.

Sen jälkeen tiedot poistetaan. Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai liiton sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10 Profilointi

Profilointia käytetään kurssien markkinoinnissa, kyselyissä mm. iän, jäsenlajin, paikkakunnan mukaan.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa liitolle/yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Liitto pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse vs. jäsensihteeri Aino Vainio, aino.vainio@parkinson.fi . Jäsensihteeri Leena Kataja vuorotteluvapaalla 30.8.2019 – 26.2.2020.

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Parkinsonliitto ry
vs. jäsensihteeri Aino Vainio
PL 905 / Suvilinnantie 2
20101 TURKU

Keski-Suomen Parkinson-yhdistys ry
jäsenrekisterinhoitaja Lauri Pietilä
lauri.pietila@elisanet.fi
0443515305

14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.9.2019.

Muutokset:
Suomen Parkinson liitto ry / Parkinsonliitto ry
Parkinson postia lehti / Hermolla lehti
Yhteyshenkilö muutoksia

Tietosuojaseloste / kotisivut ja ilmoittautumiset

TIETOSUOJASELOSTE / kotisivuille rekisteröityminen ja tapahtumiin ilmoittautuminen





1.   Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö



Rekisterinpitäjä: Keski-Suomen Parkinson-yhdistys ry (”Yhdistys”)

Osoite: Matarankatu 6, 40100 JYVÄSKYLÄ

Puhelin:

Sähköposti:

Yhteyshenkilö: Markku Syrjälä, markku.x.syrjala@gmail.com



ksparkkis.parkinson.fi sivusto sijaitsee Avoine oy:n ylläpitämillä palvelimilla.

Avoine Oy on ollut keväästä 2019 asti osa Vitec Software Group AB:ta. Loppuvuodesta 2019 tietohallintomme tulee osaksi emoyhtiön tietohallintoa. Muutoksen yhteydessä tietohallinnolle muodostuu pääsy toimistomme IT-ympäristöön ja tätä kautta siitä tulee osa henkilötietojen käsittelyketjuamme. Vitec IT-Drift AB vastaa Vitec Software Group AB:n tietohallinnosta.

2.   Rekisteröidyt



Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyksen toimintaan liittyviin tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).



3.   Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus



Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta tapahtumien aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden tapahtumien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).



Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen järjestämien tapahtumien ilmoittautumisiin ja sopimuksen täytäntöönpanoon sekä Rekisteröidyn antamaan suostumukseen.



Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen.



Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että Rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti Rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.



4.   Käsiteltävät henkilötiedot



Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen ja ilmoittautumisiin liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:



-        Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;

-        Rekisteröidyn kotipaikka;

-        Rekisteröidyn sähköpostiosoite;

-        Rekisteröidyn puhelinnumero;

-        Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;

-        Rekisteröidyn jäsennumero;

-        Rekisteröidyn syntymäaika;

-        Rekisteröidyn henkilötunnus.







5.   Säännönmukaiset tietolähteet



Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään kotisivuille rekisteröityessä ja ilmoittauduttaessa tapahtumiin.



6.   Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva



Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.



Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.



7.   Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot



Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.



Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.



8.   Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle



Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:



-        Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;

-        Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai

-        Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.



Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.



9.   Henkilötietojen säilytysaika



Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.



10.    Profilointi



Profilointia ei tehdä.



11.    Rekisteröidyn oikeudet



Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).



Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:



-        saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

-        saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;

-        vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

-        vaatia henkilötietojensa poistamista;

-        peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

-        vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;

-        saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

-        vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.



Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.



12.    Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle



Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.



13.    Yhteydenotot



Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse kotisivujen ksparkkis.parkinson.fi ylläpitäjä Markku Syrjälä osoitteeseen markku.x.syrjala@gmail.com . Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:



Keski-Suomen Parkinson-yhdistys ry

Markku Syrjälä

Matarankatu 6, 40100 JYVÄSKYLÄ



14.    Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen



Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.9.2019.